ビジネスメールの書き方は、新入社員にとって身につけなければならないビジネスマナーの1つです。いくら就職活動で企業とのやり取りをメールで行っていたとしても、まだまだ新入社員のメールマナーは十分ではありません。早い段階でビジネス上のメールマナーを教え、彼らを1人前のビジネスパーソンへと近づけましょう。
今回は、件名の書き方から書き出し文・結びの決まり文句まで、新入社員に教えておきたいビジネスメールのルールやマナーをお伝えします。
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近年の新入社員はスマートフォンのメッセージアプリの普及により、連絡の都度件名を作成するという感覚が希薄です。
本文の前にまず、ビジネスメールの件名作成段階における注意点を3つご紹介します。
■短く簡潔に
ビジネスメールの件名作成時は「件名はメールソフトの受信ボックスに表示される」という点に
留意しなければなりません。そのため、スクロールしないと全てが表示されないような長い件名は、ビジネスメールには不向きです。「短く簡潔に」がビジネスメールにおける件名の基本です。
■用件が分かるように
他の大量のメールと共に受信ボックスに並ぶことを意識し、ひと目でメールに書かれた用件が分かるように意識しましょう。「○○さんへ」といった件名では、用件が分からず迷惑メールに間違われる可能性もあります。
「何の」用件なのかだけでなく、できれば「いつの」用件なのかも件名に含められるとベストです。
【確認依頼4/5まで】【共有まで】など、受け手がどのように対応すれば良いかが一目でわかる工夫も重要です。
■「Re:」の連続には注意
メールソフトによっては、送受信するごとに「返信」を意味する「Re:」の数が増える場合があります。ビジネスマナー上、「Re:」が多すぎるのは好まれません。件名が確認しづらくなるため、3回程度「Re:」が連続したら以降は新しく件名を書き直す方がベターでしょう。
ビジネスメールでは、あいさつのような形で書き出しを始めるのが慣例です。書き出し文に関しては、いくつかの決まったフレーズを覚えておけば問題ありません。新入社員は以下の書き出しフレーズを覚えると良いでしょう。
■初めてのメールを送信する場合
未知の相手と最初にメールをやり取りする際の書き出しは、「突然のご連絡、失礼致します」やシンプルに「初めまして」で問題ありません。ただし、新入社員にはこのあいさつに続き、「会社名」「部署名」、そして「名前」を記入するように徹底させましょう。あいさつの後で自分の身元を明らかにするのは、ビジネスメールでの基本です。既知の相手にメールを送る際も、やり取りの最初にはこれらの情報を記載するように教えてください。
■2回目以降のメールを送信する場合
相手に2回目以降のメールを送る際に最も一般的な書き出し文は、「お世話になっております」。長らく連絡をとっていなかった場合は、「ご無沙汰しております」が適しています。
■相手のメールに返信する場合
相手から送信されたメールに返信する場合は、「ご連絡ありがとうございます」といった書き出し文を用います。こちらからのメールに相手が返信し、そのメールに対してさらに返信をする際は「ご返信ありがとうございます」と、返信への感謝の意を書き出し文にしても良いでしょう。
書き出しと同様に結びも、シチュエーションに応じていくつかの決まった表現を使い分けます。シチュエーションごとの表現を以下にまとめました。
■返事を要求する場合
相手からの返答を促す場合、「お返事をお待ちしております」で締めるのが自然です。「ご返答いただければ幸いです」といった表現もより丁寧で、相手に好印象を与えます。
■返事が不要な場合
それ以上やり取りを続ける必要がない場合は、相手に配慮して返信不要の旨を締めの文で伝えることがあります。「なお、ご返信は不要です」といった文が一般的です。「何か不都合がありましたら、お知らせください」なども、同様の表現です。
■報告する場合
相手からのメールの添付ファイルを確認した報告や、ひとまずちょっとしたお礼を述べるときは、「取り急ぎ、ご報告まで」や「まずは、お礼申し上げます」といった結びの文が用いられます。
ビジネス上のやり取りに慣れた方にとっては当たり前のように身についているメールのビジネスマナーも、新入社員にとってはなじみのない文化です。慣れるまでは、ささいなこともしっかりと教育してあげましょう。また、新入社員にメールを作成させる際は内容の確認を行い、必要に応じてフィードバックを行うのが理想的です。
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