組織のあるべき姿を描き、課題を解決して、部下育成にもつなげる
マネジャーにとって、職場全体を俯瞰的に見て問題を整理し、解決に向けて取り組むことは、組織状態の改善と継続的な業績向上のために不可欠な活動です。しかし、昨今では業務が高度化してスピードが速まり、課題解決の難度がますます上がっています。さまざまな現象が複雑にからみ合うなかで、どの問題を優先的に解決すべきか、本当の原因はどこにあるのか、などの点で多くのマネジャーが頭を悩ませています。こうした管理職やプロジェクトマネジャーが、組織・プロジェクトの課題解決を進める上でのポイントは2つあります。
「あるべき姿」を明確に描く
複雑な状況を整理する際に論理的思考が重要であることはもちろんですが、それ以上に重要なのは、組織や集団が目指す「あるべき姿」をどのように設定するかです。
そもそも問題とは、「あるべき姿」と「現状」のギャップなので、あるべき姿が明確にならなければ問題もはっきりせず、優先順位のつけようがありません。職場の課題解決では、組織を取り巻く現状を踏まえて、組織の「あるべき姿」を明確にすることが第一歩です。上位方針をただ機械的にブレイクダウンするのではなく、「なぜ組織はその方向を目指すのか」「具体的に何を実現すればよいのか」を具体的に言語化するのです。
組織の「あるべき姿」を明確にして、日頃からメンバーと共有することができれば、全員の目線が揃い、同じ方向を目指すことができます。それによって、メンバーからの自発的な問題提起も期待できるようになります。
課題解決の「型」を部下育成に活用する
織やプロジェクトの課題解決では、メンバーを動かしながら進めることが不可欠です。メンバーが自律的に動く状態を作るには、関係者全員が共通認識をもつことが必要です。そのために、課題解決の「型」＝フレームが役立ちます。
課題解決のフレームにはさまざまなものがありますが、何か共通のフレームを決めて、常にそのフレームに沿ってコミュニケーションをとることで、関係者の認識を揃えることができます。例えば、部下からの問題提起に対して、「それが"問題"だと感じるということは、"あるべき姿"をどう捉えたのか？」「原因がいろいろとあるなかで、それを"真因"と特定したのはなぜか？」など、使う用語や概念を統一して会話することで、互いの認識がすり合っていきます。
上司が常にこうしたコミュニケーションをとることで、部下も課題解決のフレームに沿って思考する癖がつき、結果的に部下の課題解決力を向上させることにもつながります。
課長主導による職場ぐるみでの課題解決の推進
- トップダウンが強い社風だったが、環境変化に伴い営業所ごとに独自色を打ち出すことが求められるようになった
- 所長からの指示を待つことに慣れた課長・メンバーが、自律的に考えて動き、営業所全体を変えていけるようになることを狙いとした施策を展開した
- 「事前ガイダンス」として、課長クラスを対象に、施策の全体像と活用する課題解決の考え方（フレーム）をインプットし、各営業所にて職場ミーティングとワークショップを各3回実施した
- 「職場ミーティング」で課長がファシリテーターとなり、メンバーと共に職場の問題と解決策を話し合ったあと、課長が集合して職場ミーティングの結果を持ち寄り議論する「ワークショップ」を行った
- 各職場で決めた取り組みのテーマを共有し、対策や今後のプロセスについて意見交換を行う「中間発表」を経て、最終的な「成果発表」の場では、取り組みの成果を共有し、好事例を表彰した
- 参加者の声として「こんな難しいことが本当にできるのか、と半信半疑だったが、職場ミーティングでメンバーと問題意識を交換するなかで、営業所をより良くしていきたいという思いが強まった」「メンバーの口から、『それは"あるべき姿"に照らして重要ですよね』などの言葉が聞けるようになった」というコメントが寄せられた
