プレゼンテーションのコツとは?話し方・構成・資料作成のポイント。社員研修・社員教育のリクルートマネジメントスクール

プレゼンテーションのコツとは?話し方・構成・資料作成のポイント

自分のアイデアや主張を大勢の前で伝えるプレゼンテーション。若手社員にとっては大きなチャンスの場でもありますが、苦手意識を持っている方も多いのではないでしょうか。
今回は、プレゼンテーションをスムーズに進めるための話し方、構成、資料作成のポイントをご紹介します。

実践的なプレゼンテーションスキルについては、以下の研修で詳しく紹介しています。

◆プレゼンテーションのノウハウ・ドゥハウ(シナリオとデリバリースキルに磨きをかける実践的プレゼンテーション研修
◆プレゼンテーション研修 〜わかりやすく伝える3つのスキル〜
◆ロジカルプレゼンテーション(伝えたいことが的確に伝わるプレゼン資料作成研修)
プレゼンテーションの聞き手の関心度や知識レベルはさまざまです。どのような内容でも耳を傾けてもらえるよう、話し方にも工夫をする必要があります。つまり、プレゼンテーションでは上手に話すことよりも、“伝わる”話し方が求められます。
では、どのような話し方をすれば、相手に“伝わる”プレゼンテーションができるのでしょうか。

ゆっくりしゃべるよう意識する
どれだけプレゼンテーションの内容が素晴らしいものでも、話の内容を聞き取ってもらえなければ意味がありません。人間は緊張すると、しゃべるスピードが早くなる傾向があります。普段よりもゆっくりしゃべるように意識すると、より相手が聞き取りやすくなるでしょう。

アイコンタクトやジェスチャーを交えて、聞き手の注意を引く
プレゼンテーションの時間中、基本的には聞き手はただ耳を傾けているだけです。プレゼンターがプロジェクターやパソコンの画面などを見ながら一方的に説明するだけでは、聞き手が飽きてしまう可能性もあります。

多くの聞き手に最後までしっかりとプレゼンテーションを聞いてもらうためには、聞き手一人ひとりにアイコンタクトをして「あなたに伝えたい」という意思を示したり、ジェスチャーを交えて視覚的に注意を引いたりといったアクションを取ることが効果的です。

事前に話す練習をする
話し方を頭で理解していても、実践するのは難しいものです。プレゼンテーションの前は、客観性を意識した練習を積むと自信がつきます。練習をビデオ撮影しておくと、プレゼンテーションを客観的に評価できます。
プレゼンテーションの構成作成にあたっては、文章構成の定型を利用すると良いでしょう。以下では、プレゼンテーションに用いられることの多い文章構成の定型を3つご紹介します。

基本的な「SDS」
SDSは「Summary(概要)」「Detail(詳細)」「Summary(まとめ)」で構成された、シンプルで、汎用性の高い文章構成の定型です。要点が3つのセクションすべてで語られるため、聴衆への定着が期待できます。

結論を説得力で強化する「PREP」
「Point(結論・要点)」「Reason(理由)」「Example(具体例)」「Point(再び結論・要点)」で構成されているのが「PREP」です。結論を先に述べる構成で、最初から聴衆の関心を引き付けられます。理由や具体例で結論の説得力を増し、再度結論を伝えて納得を誘います。

セールスに適した「FABE」
「FABE」は、「Feature(特徴)」「Advantage(利点)」「Benefit(利益)」「Evidence(証拠)」で構成された定型です。サービスや商品の魅力を徹底して伝えることから、セールスに適しています。
プレゼンテーション資料は、フォントや配色などに統一感がある資料が好ましいです。予め定めたルールにそろえて作成すると、見やすい資料ができあがります。

ただし、デザイン性を重視して作成された資料は、逆に内容の分かりやすさが損なわれてしまうことも少なくありません。プレゼンテーションの資料作成時は、見た目のきれいさにこだわってしまいがちですが、資料はあくまで、プレゼンテーションの内容をより分かりやすく伝えるためのツールであるということを意識して作成することをおすすめします。

詳細は口頭で説明し、資料はグラフや重要なキーワードなどを印象づけるための演出ツールとして捉えると良いでしょう。
今回は、プレゼンテーションのポイントについてご紹介しました。
話し方・構成・資料作成などのスキルは、プレゼンテーション以外の日常業務にも役立ちます。これまであまりプレゼンテーションが得意ではないと思っていた方も、ぜひ今回ご紹介したコツを意識して、プレゼンテーションに挑戦してみてください。

実践的なプレゼンテーションスキルについては、以下の研修で詳しく紹介しています。

◆プレゼンテーションのノウハウ・ドゥハウ(シナリオとデリバリースキルに磨きをかける実践的プレゼンテーション研修
◆プレゼンテーション研修 〜わかりやすく伝える3つのスキル〜
◆ロジカルプレゼンテーション(伝えたいことが的確に伝わるプレゼン資料作成研修)