企業の業務において時間的リソースの多くを占めてしまう存在。それが「会議」「ミーティング」です。ある程度まとまった時間が必要になるだけではなく、複数の従業員の時間を拘束することになります。当然、意義のある内容にしなければなりません。
しかし、「話が進まない」「少数意見が反映されず、参加している意味がない」といった無駄な会議を行っているのが、多くの企業における現状ではないでしょうか。会議の進め方を見つめ直し効率化を図ることで、無駄な会議がなくなり、多くの時間的リソースが生まれるはずです。
今回は、「会議・ミーティングの効率化」についてお話します。
ここでは「無駄な会議」の問題を明確にすべく、会議を「企画・準備」「場の対応」「合意形成」の3フェーズに分けて考えます。それぞれのフェーズで起こりがちな問題についてもご紹介しますので、自社の会議の状況と照らし合わせてみてください。
１.企画・準備
会議の企画とは、いわば「なぜその会議をするのか」といった会議の理由とも言える部分です。会議を行う際は、「この案件に関して話し合い、意思決定をする」という目的が定まっていることが一般的です。しかし、会議が「無駄な集まり」に終始してしまう場合は、この企画段階に問題があり、会議の目的が不明瞭になっているケースが少なくありません。
また、単純に会議の準備不足というケースもあります。データが必要な会議に、資料がそろってなければ、話は進みません。さらに、ファシリテーター・参加者のチョイスに必然性がない、といった人選ミスも考えられます。このように企画・準備不足という問題を抱えたまま会議に臨むのは、わざわざ無駄な時間を過ごすようなものです。
２.場の対応
企画段階ではしっかりとした意義がある会議でも、参加している人間の対応によっては簡単に無駄な時間へと変わってしまいます。話の脱線や、同じ話題の繰り返し、思いつき発言といった問題が、無意味に会議の時間を延長させ、無駄な会議にしてしまう原因です。
また、積極的に意見が出ない、発言者が偏っている、内容の理解不足など、参加者の姿勢に問題が見られる場合もあります。参加者それぞれに意見や主張があり、発言内容をしっかりと理解している会議が理想と言えるでしょう。
３.合意形成
話がまとまらないがために、会議が無駄に長引いてしまうことがあります。言ってみれば、会議の本編であちこちに話題が飛び火した“ツケ”が、最後に回ってくるようなものです。あげくには明確な結論が出ない、時間をかけたあげく的外れな結論しか出なかった、というケースも少なくありません。
上述したそれぞれのフェーズにおいて頻発する問題の多くは、会議の進行役であるファシリテーターの論理的思考能力向上によって解決することができます。以下では、論理思考を利用した会議の進行方向についてご説明します。
■議論の対立・話の脱線を軌道修正
会議が長引く原因である議論の対立・話題の脱線を防ぎ、軌道修正を行うのはファシリテーターの役目です。参加者の発言を理解した上で、論点が議題から大きくずれないようにコントロールしなければなりません。スピーディーに情報を整理し、分かりやすい言葉でアウトプットする倫理的思考が重要です。
■参加者の取り組みを誘導
中には有益な意見を持っているのにも関わらず、うまくアウトプットできない参加者もいます。このような参加者から得られた意見を、ファシリテーターが論理的にまとめあげて言い直すことができれば、会議はより有意義なものになるでしょう。
無駄な会議・ミーティングをなくすためには、企画・準備をしっかり行い、場の対応や合意形成ではファシリテーターがうまく立ち回ることが重要です。弊社では冒頭にご紹介した講座のほか、会議の効率化のために参考にしていただける研修をいくつかご用意しています。
自社のミーティング・会議の進め方を見直し、有意義なものにしたいとお考えの方は、
下記の研修でも必要なスキルや考え方を身につけることができます。併せてご参加をご検討ください。
◆会場開催
ロジカルシンキングのノウハウ・ドゥハウ（問題解決に必要な３つの思考法と３つのツールを身につける実践的ロジカルシンキング研修）【2日】
◆オンライン開催
ファシリテーションの基本 ～会議の生産性を高める４つのスキル～【3時間】
【オンライン研修】ロジカルシンキングのノウハウ・ドゥハウ（問題解決に必要な３つの思考法と３つのツールを身につける実践的ロジカルシンキング研修）【1日】
使える！ロジカルシンキング ～“わかりやすさ”のための３つの基本思考～【3時間】
話がわかりやすくなる！ロジカルコミュニケーション術【3時間】
