人事の負担を軽くし、企画に集中できる“研修事務局代行”という選択

近年、人材育成は「戦略」としての重みを増し、研修にもより高度な設計と成果が求められるようになりました。一方で、研修の準備や運営といった実務が膨大になり、人事が本来注力すべき「企画」や「効果検証」に割ける時間が限られているという課題が顕在化しています。
「育成には力を入れたいけれど、事務対応に追われている」「関係者とのやり取りや受講者対応で疲弊している」など、研修の事務局業務にお困りの方も多いのではないでしょうか。
本コラムでは、企業研修の実施における“見えにくい負担”である事務局業務に焦点を絞り、負担を軽減するための考え方や選択肢についてご紹介します。

目次

今、人事の仕事は限界を迎えている？

研修事務局の“見えない重労働”と、その実態

人事が「戦略」に集中できる環境をつくるために

研修の事務局業務を外に出すという選択肢

すべてを抱え込まず、人事の力を最大化する分担へ

まとめ

今、人事の仕事は限界を迎えている？

昨今の企業人事を取り巻く環境は、以前にも増して複雑化・高度化しています。
人的資本経営の推進が叫ばれるなかで、リスキリングや学び直しの機会提供は経営課題としても優先度が高まっており、人事が担うべき責務は拡大しています。
タレントマネジメントやサクセッションプランの設計、従業員エンゲージメントの向上など、単なる「人材管理」から「人材戦略」へと人事の役割は進化を求められています。

一方で、多くの人事部門では「業務が増えても人は増えていない」「専門性がバラバラ」「運用も採用も教育も全部少人数で回している」といった声が根強くあります。弊社の調査でも、人事組織の人員は従業員規模問わず６～７割が不足感を抱いているという結果が出ており（図表1）、限られた人員のなかで人事業務をやり繰りしていかなければならない状況がしばらく続いていく見込みです。

そういった状況下では、特に“研修運営”の現場でひずみが顕著に現れます。せっかく人材戦略に基づいて人材育成の体系を整えても、実際の研修を実施する段での実務があまりにも多く、設計段階で描いていた「研修を通じた育成効果」の検証まできちんとたどり着けないということにもなりかねません。

＜図表1＞従業員規模別の人員の充足度

Q：現在の人事組織内の人員の充足度を教えてください

研修事務局の“見えない重労働”と、その実態

研修と聞くと、「講師が登壇して、受講者が学ぶ場」という当日のイメージだけを持つ方も多いかもしれません。
しかし、研修を円滑に・質高くに実施するためには、その前後に多くの作業が発生します。以下は、一般的な企業研修で発生する事務局業務の一部です。

これらは、どれも一つひとつが地味で、日々のルーティン業務に埋もれてしまいがちな業務ですが、ミスが許されず、かつ研修の印象や満足度に直結する重要な仕事です。他の業務を止めて都度行うような突発的な対応も多く、「気づいたら一日が終わっていた……」ということも少なくありません。

しかも、研修は単発ではなく、連続的・定期的に行われるケースも多いため、これらの業務が常に並行して走っている状態になるのです。
人事担当者1人当たりが抱える研修数も３～４件が最も多く（図表2）、複数の研修のケアを同時に行う必要があるため、心理的な負担も増加しています。

＜図表2＞人事担当者1人当たりが抱える研修数

Q:あなたが担当している集合研修はいくつありますか

加えて、これらの業務が属人化しがちなのも、人事にとって大きなリスクです。研修運営のノウハウはマニュアルにしづらく、担当者が異動や退職をした途端にノウハウが失われたり、新人が担当してトラブル対応に追われたりと、運営品質を安定させるのが難しいという声も多く聞かれます。

人事が「戦略」に集中できる環境をつくるために

人事の本来の役割は、言うまでもなく「会社の成長に資する人材を見極め、育て、生かすこと」にあります。
そのためには、研修1つ取っても、以下のような“意図と設計”についての判断が求められます。

こうした本質的な問いに向き合い、設計・検証を繰り返すことこそが、人事にしかできない“戦略的”な仕事です。
しかし実際には、多くの研修実施にともなう実務が重なり、本来向き合うべき“企画と意思決定の時間”が失われているのが現実です。

そのような状況を踏まえて、人事が戦略に集中するために、「運用を支えるパートナーやツール」を効果的に取り入れていくことをお薦めします。
人事が“本来の仕事”に専念できる環境をつくることは、単なる負担軽減ではなく、組織の未来への投資です。
運営の質を損なうことなく、安心して“任せる”ことができる体制を築くこと。それこそが、人事が未来を描くための「戦略の時間」を取り戻す第一歩となります。

研修の事務局業務を外に出すという選択肢

人事が“本来の仕事”に注力するために、「回すための業務」を外部と分担し、効率化を図る企業も増えています。代表的な選択肢には、次のような方法があります。

このように、事務局業務を外に出す手段にはいくつかの選択肢がありますが、それぞれに得意・不得意があります。
だからこそ、「どの業務に時間と知恵を使いたいのか」を明確にし、それ以外を安心して任せられる方法を選ぶことが、後悔しない外部化への第一歩となります。

弊社では、そうした人事の皆様の実情を受けて、研修事務局の業務を丸ごと巻き取る“研修事務局代行サービス”を提供しています。
このサービスの特徴は、単なる「作業代行」にとどまらず、研修の成果や設計意図を理解したうえで、受講者の学びを最大化する運営設計まで支援できることにあります（図表3）。

＜図表3＞提供する主なサービス領域

これらを一貫して経験豊富なスタッフが対応し、年間１万本以上の研修納品実績のノウハウを生かすことで、安定した品質をご提供しています。

すべてを抱え込まず、人事の力を最大化する分担へ

多くの人事の方が、研修運営について「ここまで外部に任せて大丈夫なのだろうか？」と疑問に感じるかもしれません。
しかし弊社は、多くの企業と関わる中で、「自分たちだけですべてを抱え込むこと」が必ずしも成果につながるわけではない、という現実を実感しています。

すべてを自分たちで抱え込むのではなく、手間のかかる運営業務を信頼できるパートナーに任せることで、人事はより本質的な企画や成果創出に集中できるようになります。

研修の価値を高め、成果につなげていくための“チーム体制”の一環として、研修事務局代行という選択肢をぜひご検討ください。

まとめ

人材育成が経営課題となる今、人事の役割はますます重要になっています。
人材育成の場である研修においても、「準備や運営に追われる」のではなく、「本質的な学びを設計し、成果につなげる」ことが求められます。
そのためには、事務局業務を「自分たちですべてを抱え込む」のではなく、「適切に任せて、最適な成果を出せる」状態へシフトすべきであることをお伝えさせていただきました。

「こんな業務も任せられるの？」「まだ整っていない段階でも相談できる？」
どんなお悩みでも構いません。まずはお気軽にご相談ください。

人事の皆様がもっと“本来の仕事”に集中できるようになるために、本コラムがお役に立てたら幸いです。

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