効果的に実施するためには 1on1ミーティング導入時に陥りがちなポイントと会話例

執筆者情報
ソリューション統括部
OD事業開発室
星野 翔次

昨今、管理職と部下の1on1ミーティングを導入する企業が増えています。テレワークの導入が進む中、オンラインでの1on1ミーティングの実施についても注目が集まっています。それに伴い、人事の方から「導入してみたものの思うようにいっていない」というお悩みや、管理職・部下双方から「1on1で何を話せばいいのか分からない」という戸惑いの声を伺うことも増えています。そこで本稿では、1on1ミーティングを実施するガイドとなるべく、を効果的に実践するために押さえておきたいポイントや具体的な進め方についてご紹介します。

★1on1ミーティングトーク例(会話例)ダウンロードレポートもご用意しています。


1on1ミーティング導入が増えている背景

なぜ、今1on1ミーティングへの注目が高まっているのでしょうか。それには、「ビジネス環境」と「働き方」の、2つの変化が背景にあると考えられます。

1)ビジネス環境の変化
1つ目の理由は、変化のスピードが早く、正解のないビジネス環境にあります。

正解が分かりやすかった昔のように、トップダウンで決められた動き方だけでは、多様で変化の早い顧客の要望に対応できなくなっているのです。
そのため、現場に権限を委譲し、現場で対話しながら顧客の要望に対応する――そんな組織のマネジメントが求められているのです。

2)働き方の変化
2つ目は、働き方や働くことに対する価値観の変化です。仕事と同様にプライベートも重要視する方が増え、仕事に対する価値観が多様になっています。
また、キャリア自律の考え方も台頭し、個人が自分の価値観を、これまで以上に大事にするようになりました。自分の描くキャリアに対して、目の前の仕事がどのようにつながっているか――その納得感が仕事のモチベーションになっているのです。
そのため、管理職には指示・伝達だけではなく、部下が何を考えながら仕事をしているのか、何にモチベーションを感じるのか、どのようなキャリアを描いているのかなど、個性を捉えたコミュニケーションが求められています。
加えて、新型コロナウイルスの影響により、リモートワークが推進され、上司・部下の日常的なコミュニケーションが減少傾向にあります。コミュニケーションの量は、心理的距離にも影響します。今後、1on1ミーティングのような、意図的なコミュニケーション機会の必要性が増すことでしょう。

1on1ミーティング導入の目的・話し合うテーマは?

1on1ミーティングのよいところは、普段焦点のあたらない、未来に向けての話や、その人自身の話もできることです。

実際の導入目的は、大きく分けると、「離職防止」「成長促進」「成果創出」の3つに集約されます。

(1)離職防止
離職というと極端に聞こえるかもしれませんが、仕事について不安や問題を抱えている部下、職場に適応できずモチベーションが低下している部下を、適切にフォローアップできるのは、1on1ミーティングが果たす重要な役割です。
図表2のように、人×現在が話の焦点になります。

(2)成長促進
現在、行っている業務について、目的やゴールを明確にし、一緒に振り返りを行っていくことで、部下の成長を後押しします。今、目の前にある仕事や役割だけでなく、その先にあるキャリアや、そのための能力開発についても会話をしていくことで、中長期的な育成のサポートをすることができます。

(3)成果創出
1on1ミーティングにより、イノベーションを起こすための、新たなアイディアを出すことを目的とします。個人的な悩みから、自身のキャリアについてまで話せる信頼関係を土台として、現在の仕事の課題だけでなく、これから取り組んでいくべきことについても話ができる段階です。

1on1ミーティングの導入を検討されている方は、現状の組織状態を把握し、1on1ミーティングの焦点をどこにあてるのか考えることが必要です。

1on1ミーティングが上手くいっている方からは、このようなコメントがあがっています。

・上司の声
「2週に1度、部下と必ずコミュニケーションを取ると、仕事の進捗において新たな課題が出てくることが多く、タイムリーに手が打てる」
「部下のやりたいことを聞くと、意外にいろいろと考えていた。思いもかけない意見を聞くことができ、有効に感じている」
「自分も答えを持っていない難しい課題に対して、部下から引き出した案がとても素晴らしかった」
「業務以外の抱えている悩みも聞くことができ、それらが間接的だが業務に影響を及ぼしていることが分かった」

・部下からの声
「業務の進捗が悪く、気持ちに焦りが生じていた時に、アドバイスが得られて焦りが緩和した」
「仕事への愚痴に対して、新たな視点をもらうことが出来、自分自身のあり方について向き合えた」
「将来のビジョンに沿った仕事のアサインをしてくれることに同意してもらえて信頼感が増した」
「プライベートの話をしたところ、後日それに対して気遣ってくれるコミュニケーションがあり嬉しかった」

1on1ミーティングの導入で陥りがちなパターン

しかし、上手くいっていないというお悩みを伺うことも増えています。導入後によく聞くのが、「何を話せばいいのか分からない」ということです。
このような声を聴くと、具体的な進め方ばかりに関心がいきがちですが、見直すべきポイントは、企業や組織としての導入ステップにあることが多いのです。
「何を話せばいいのか分からない」というお悩みは、導入前に検討すべきである、1on1ミーティングの目的や位置づけが明確になっていないから起きることです。
ここでは、企業や組織として1on1ミーティングを導入する際に、陥りがちな代表例をご紹介します。

(1)導入の目的が不明確
1on1ミーティングは、他の人事施策同様に手段の一つに過ぎません。手段先行で、目的が不明確なままに導入に踏み切ると、現場の管理職から「普段からよく会話しているので、1on1ミーティングを別途設定する意味を感じられない」といった不満の声が噴出します。
1on1ミーティングの導入にあたっては、経営と現場双方の目線で、導入の目的をしっかりと考える必要があるのです。
加えて、導入の目的を現場管理職に分かりやすく伝えることも重要になります。
伝える際の検討ポイントとしては、現場からの「ただでさえ忙しいのに更に時間を圧迫する1on1ミーティングが、なぜ必要なのか」という問いに、明確に答えられることです。
最近では、導入の目的議論から支援させて頂く機会も増えてきました。

(2)管理職のスキル不足
企業様によっては、1on1ミーティングの場を設定しただけで、後は現場の管理職に任せきりというケースもございます。
1on1ミーティングを効果的に推進するためには、管理職には「コーチング」「フィードバック」「ティーチング」という3つのスキルが必要になります。
コミュニケーションの機会をただ増やすだけでは、何をどのように話していいのか悩んでしまい、関係性の改善や部下のモチベーションアップにつなげることは難しくなります。

1on1ミーティングを実践する前に、管理職が3つのスキルを身に付けているかを確認し、足りなければ学ぶ機会を設定することが大事です。

1on1ミーティングを効果的に導入するためには

では、上記のような1on1ミーティングが上手くいかなかったケースを踏まえて、効果的に導入するための3つのステップをお伝えします。

(1)導入の目的を整理し、きちんと言語化しておく
陥りがちなパターンでもお伝えしましたが、導入の目的について、曖昧な表現にせず明確にしておくことが重要です。
人事施策全体のなかで、どのような目的で導入するのか、そのために実現したいことは何か、をあらかじめ設定しておくことが大事です。成功している企業の共通点として、事業上の必然性から導入目的を明確にしているといったことが挙げられます。

また、単体で考えるだけでなく、他の人事施策との関係性の整理も必要です。
例えばある企業では、年に一度のキャリア面談で対話したことを頻度高く振り返る場として、1on1ミーティングを活用しています。
上司と部下の対話の機会は、日常業務や目標設定面談など他にもあるなかで、1on1ミーティングがどのような場になればいいのか、人事が現場の管理職と目線を合わせることができれば、まずは効果的なスタートが切れるかと思います。

(2)どのように全社展開するのかを考えて進める
次に考えておきたいのは、1on1ミーティングの全社展開をどのように進めていくか、です。
はじめから全社で実施するのではなく、まずはトライアルする組織を決めて展開する企業が多いです。
上意下達の風土が強い組織では、社長と役員間でトライアルをしていただき、効果を体感頂いてから、全社に展開したほうが、浸透しやすい傾向にあります。自社に合った展開の方法を検討してみてください。

また、導入後は、上手くいっている例や悩ましいポイントなど、管理職同士で共有する場を設けることをお薦めします。1on1ミーティングを上手く行えていないと悩んでいても、共有する場がなく一人で悩んでいる管理職も多いためです。こういったケースは、上司・部下双方が不幸になり、次第に1on1ミーティングが形骸化していきます。

(3)管理職のスキルセットをする
陥りがちなパターンでもお伝えしましたが、あらかじめ管理職が対話スキルを身に付ける機会を設けることを強くお薦めします。

また、弊社の1on1ミーティングスキル研修の場で時折見かけるのが、1on1ミーティングをはじめとした部下とのコミュニケーションを、「コーチングだけ」で効果的に進められると考えている方です。

当然ながら、コーチングは万能ではありません。時には「教え、伝え」(ティーチング)、時には「気づきを引き出し」(コーチング)、振り返りをサポートするためにフィードバックをする、という状況に応じたコミュニケーションを取っていくことが必要です。

1on1ミーティング進行ガイド:効果的に進めるために

次に、現場の管理職の方が1on1ミーティングをどのように進めていけばよいのかについて、お伝えしていきます。

1on1ミーティングとは、当日のミーティングの場だけでなく、事前・事後も含めた全体がマネジメント活動であることを意識しておくことです。
ミーティングの場は、図表5にある4つのステップで進行し毎回の1on1ミーティングを通してPDCAを回していくことが重要です。

その上で、下記の3つのスタンスを心がけて進行してください。

1.部下のための時間であり、主役は部下である。部下が話したいことをテーマにする。上司が話したいことを話す場ではない

2.部下の行動と学習を促進する。部下の経験学習を深め、モチベーションや成長スピードを高める場である

3.部下と上司の協働作業である。管理する・やらせるのではなく、一緒に考え・伴走する

このスタンスが理解できていない、または理解できていても実践できていないと、部下にとって満足のいく場とならないケースがあります。

下記は、1on1ミーティングを実施している部下からあがったお悩みの声です。

「何をテーマに話せばよいか分からない」
「毎回、雑談で終わる。目的が不明」
「上司は1on1をやることが目的になっており、自身のメリットを全く感じられない」
「なんでも話してよいと表面上は言ってくれるが、率直なフィードバックをすると嫌な顔をされるので、結局は上司が好みそうなことについて当たり障りない話をしている現状」
「結局、案件の進捗管理・詰め会になっており、苦痛以外の何ものでもない」

上司が、テーマや目的を上手く設定できていなかったり、結局自分の聞きたいことばかりを聞いてしまったりすると、このような結果につながってしまいます。

しかし、具体的にはどうすればいいのかをイメージできないこともあるかと思います。
こちらに1on1ミーティングのありがちな例と、改善パターンを記載したトーク例をご用意しました(ダウンロードにはメルマガ会員無料登録が必要です) 。
1on1ミーティングの効果的な実施に向けて、少しでもお役に立てれば幸いです。



またリクルートマネジメントソリューションズでは、1on1ミーティングを導入される企業様に向けて導入サポートやコーチングワークショップなどのサービスもご提供しています。
下記よりお問い合わせください。

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