ビジネスマナー研修とは？ 新社会人が覚えるべきビジネスマナーの基本9選！

ビジネスマナー研修とは

ビジネスマナー研修とは、ビジネスシーンで求められる作法や立ち居振る舞いを身につけ、関係者と良好な関係を築く方法を学ぶ研修です。具体的には、組織の一員としての当事者意識を醸成すると共に、ビジネスパーソンに相応しい身だしなみやあいさつ、態度、言葉遣い、電話応対、ビジネス文書作成スキルなどを習得します。

ビジネスマナー研修の実施によって、社員に基本的なビジネススキルを身につけさせられるのはもちろん、顧客や取引先に失礼な言動をしてしまうリスクを減らせたり、会社自体に好印象を持ってもらえたりするなどのメリットも得られます。

研修内容としては、身だしなみ、あいさつ、お辞儀、言葉遣い、話し方、姿勢、電話応対、ビジネスメール・文書、名刺交換、責任感などが含まれます。これらを学ぶことで、社会人としての基礎を固め、ビジネスシーンでの信頼構築や円滑なコミュニケーションに役立てることができます。

新社会人にビジネスマナーが必要な理由

新社会人にとって、ビジネスマナーを身につけることは、職場や取引先との円滑なコミュニケーションを図るうえで不可欠です。適切なあいさつや言葉遣い、身だしなみなどの基本的なマナーを守ることで、相手に信頼感や安心感を与え、良好な人間関係を築くことができます。特に、取引先との関係では、ビジネスマナーの欠如が会社全体の評価や信頼性に影響を及ぼす可能性があります。

また、社内においても、上司や同僚とのコミュニケーションを円滑にし、チームワークを強化するために、ビジネスマナーは重要な役割を果たします。ビジネスマナーを身につけることで、社会人としての自覚と責任感が養われ、職場での信頼関係の構築や業務の円滑な遂行に寄与します。

相手に不快な思いをさせないため

ビジネスマナーは、職場や取引先との円滑な関係を築き、相手に不快な思いをさせないために欠かせません。特に第一印象を左右する身だしなみは重要です。服装や髪型が整っていなかったり、清潔感がなかったりすれば相手を不快な気持ちにさせてしまうでしょう。ビジネスマナーの実践は、相手への敬意を示すだけでなく、自身の評価向上にも寄与します。社会人として基本的なマナーを身につけ、意識的に活用するのが大切です。

仕事を円滑に進められるようになる

ビジネスマナーを身につけることは、社内外の信頼関係を築くうえで欠かせません。取引先に対しては、適切な対応や礼儀正しい振る舞いを通じて「信頼できる人だ」という印象を与えることができます。さらに、社内においても、丁寧なコミュニケーションを心掛ければ「頼りがいのある人」と認識され、円滑に仕事を進められるでしょう。

このように、ビジネスマナーを身につけると、社外の取引先とのスムーズな関係構築だけでなく、社内での業務連携もスムーズになり、結果として仕事の効率が向上します。そのため、新社会人は早い段階で基本的なビジネスマナーを習得し、実践できるようにしましょう。

企業イメージを高められる

ビジネスマナーを身につけると、個人の評価だけでなく、企業全体のイメージ向上にもつながります。ビジネスの場では社外の人と接する機会が多くあり、その対応1つで会社の印象が大きく左右されてしまいます。例えば、取引先への訪問時に失礼な態度を取ったり、電話やメールの対応が不適切だったりすると、企業全体の信頼を損なう恐れがあるのです。

一方で、社員が丁寧で礼儀正しい対応をすれば、「この会社はしっかりしている」「信頼できる企業だ」といった良い印象を持たれやすくなるでしょう。特に、来客対応や電話応対、メールのマナーは企業の第一印象を決める重要な要素です。こうしたマナーを新社会人のうちから習得し、実践できれば、企業のブランド価値を高めることにもつながります。

ビジネスマナーで期待できる心理的効果

ビジネスマナーには、相手の心理に良い影響を与える効果があります。例えば、丁寧なあいさつや適切な言葉遣い、清潔感のある身だしなみは、相手に安心感や信頼感を与えます。こうしたマナーは「この人と仕事を進めても安心だ」という心理的な安心感を相手に抱かせ、円滑なコミュニケーションを生み出します。

また、マナーを意識することで、自分自身の自信にもつながります。自信を持った態度や振る舞いは、相手に好印象を与え、相手の心理にポジティブな影響を与えることができます。

さらに、マナーを通じて相手を尊重する姿勢を示すと、相手のモチベーション向上や信頼関係の構築にも寄与します。これらの心理的効果が、ビジネスシーンでの成功につながるのです。

メラビアンの法則

ビジネスマナーの実践は、メラビアンの法則に基づき、相手に与える心理的効果を高めます。メラビアンの法則では、コミュニケーションにおける情報の影響度は、言語情報が7%、聴覚情報が38%、視覚情報が55%とされています。つまり、言葉そのものよりも、声のトーンや話し方、さらには見た目や表情などの非言語的要素が相手の印象形成に大きく寄与します。適切なビジネスマナーを身につけることで、これらの非言語的要素を効果的に活用し、相手に好印象や信頼感を与えることができます。

例えば、清潔感のある身だしなみや明るい表情、丁寧な言葉遣いは、相手に安心感をもたらし、円滑なコミュニケーションを促進します。このように、ビジネスマナーの徹底は、相手の心理にポジティブな影響を与え、良好な人間関係の構築や業務の円滑化につながります。

ハロー効果

ビジネスマナーの適切な実践は、心理学でいう「ハロー効果」を通じて、相手に良い印象を与えることができます。ハロー効果とは、ある特定の特徴が全体の評価に影響を及ぼす現象を指します。例えば、丁寧なあいさつや清潔感のある身だしなみ、適切な言葉遣いなどのビジネスマナーを守ることで、相手は「この人は信頼できる」「仕事ができそうだ」といったポジティブな印象を抱きやすくなります。このような第一印象は、その後のコミュニケーションやビジネス関係に大きな影響を及ぼします。

逆に、マナーが欠如していると、能力や実績にかかわらず、ネガティブな評価を受ける可能性があります。したがって、ビジネスマナーを徹底することは、相手の心理に良い影響を与え、円滑な人間関係や信頼構築に寄与します。

ビジネスマナーの基本9選

ビジネスマナーは、職場での円滑なコミュニケーションと信頼関係の構築に不可欠な要素です。特に新社会人にとって、基本的なマナーを身につけることは、業務遂行のための知識・スキルと同様に重要です。しかし、就職活動を通じてビジネスマナーに触れる機会はあるものの、基礎的なビジネスマナーを知らなかったり、自己流のビジネスマナーを正しいと勘違いしていたりする新入社員もいます。

そのため、以下に新社会人が覚えるべきビジネスマナーの基本9選をご紹介します。

【ビジネスマナーの基本1】あいさつ

ビジネスマナーの基本の1つである「あいさつ」は、職場での円滑なコミュニケーションと信頼関係の構築に欠かせません。明るく元気なあいさつは、相手に良い印象を与え、職場を活気づけます。あいさつの際は、相手の目を見て、はっきりとした声で行いましょう。また、相手の立場や状況に応じて、適切なタイミングと場所で行うことが重要です。さらに、あいさつは言葉だけでなく、表情や態度にも表れます。笑顔でのあいさつは、相手に安心感や親しみを与えます。

あいさつすべきか迷ったり、相手に気後れしてしまったりすることもあるかもしれません。しかし、自分からあいさつをすれば、相手との距離が縮まり、声をかけたり相談したりしやすい関係を築けるでしょう。そのため、誰に対しても迷わず積極的にあいさつをする姿勢が理想的だといえます。特に、新社会人にとっては、職場の人間関係を円滑にする重要な第一歩となります。

【ビジネスマナーの基本2】時間厳守

時間を守ることは、社会人としての基本であり、信頼を築くうえで欠かせない要素です。取引先との約束の時間に遅れれば、不快な印象を与え、場合によっては商談が破談になる恐れもあります。

また、時間を守るのは社外の取引先に対してだけではありません。社内の上司・同僚・部下との約束を守るのも、円滑な人間関係を築くためには必ず意識すべきです。会議や打ち合わせに遅れる、締め切りを守らないといった行動は、信用を失う原因になります。新社会人は「時間厳守＝信頼の証」と意識し、スケジュール管理を徹底しましょう。

【ビジネスマナーの基本3】報連相

ビジネスマナーの基本として、「報連相（報告・連絡・相談）」の徹底は欠かせません。報連相を実践すると、業務の進行がスムーズになり、ミスの防止や信頼関係の構築につながります。

1つ目の「報告」は、上司からの指示や業務の進捗状況、結果を適切に伝えることを指します。途中経過も含めて適宜報告すれば、トラブルを未然に防げます。

2つ目の「連絡」は、業務上の必要な情報を関係者に共有することを指します。上司・同僚・部下を問わず、迅速かつ正確に伝えるよう心掛けましょう。

3つ目の「相談」は、判断に迷ったときに上司や先輩に意見を仰ぐことを指します。独断で判断してしまうと、ミスやトラブルにつながる可能性があるため、何事も早めに相談するのが大切です。

報連相を徹底すれば、社内のコミュニケーションが円滑になり、より効率的に業務を進められるようになります。特に新社会人は積極的に報連相を実践し、周囲との信頼関係の構築を意識しましょう。

【ビジネスマナーの基本4】言葉遣い

ビジネスマナーの基本の1つである「言葉遣い」は、社会人としての信頼を築くために不可欠な要素です。適切な言葉遣いを身につけることで、相手に対する敬意を示し、円滑なコミュニケーションを促進します。

社会人では、年齢や立場が異なる相手とのコミュニケーションがそれまでより増えます。そのため、尊敬語・謙譲語・丁寧語を適切に使い分けることが重要です。例えば、上司に対しては「お疲れ様です」、取引先には「お世話になっております」といった表現を用います。

また、言葉遣いは書面でも重要です。メールや文書では、敬語や適切な表現を使用し、誤解を招かないよう心掛けましょう。特に、初対面の相手や目上の方へのコミュニケーションでは、慎重な言葉選びが求められます。

このように、適切な言葉遣いを身につけることで、ビジネスシーンでの信頼関係を築き、円滑な人間関係を構築することができます。日常的に意識して言葉遣いを改善し、プロフェッショナルな印象を与えるよう努めましょう。

【ビジネスマナーの基本5】電話応対

ビジネスマナーの基本の1つである「電話応対」は、社会人としての信頼を築くために不可欠な要素です。適切な電話応対を身につけることで、相手に対する敬意を示し、円滑なコミュニケーションを促進します。電話応対では、まずはっきりとした声で名乗り、相手の名前を確認しましょう。相手の話をしっかりと聞き、要点を押さえたうえで、必要な情報を正確に伝えることが重要です。

また、相手の都合を考慮し、適切なタイミングで電話をかけるよう心掛けましょう。さらに、電話中はメモを取るなどして、後で確認できるようにしておくと良いでしょう。また、電話を切る際には、相手が話し終わったことを確認してから、感謝の意を伝え、丁寧に切ることが大切です。

このように、適切な電話応対を身につけることで、ビジネスシーンでの信頼関係を築き、円滑な人間関係を構築することができます。日常的に意識して電話応対を改善し、プロフェッショナルな印象を与えるように努めましょう。

【ビジネスマナーの基本6】名刺交換

ビジネスマナーの基本の1つである「名刺交換」は、社会人としての信頼を築くために不可欠な要素です。適切な名刺交換を行うことで、相手に対する敬意を示し、円滑なコミュニケーションを促進します。

名刺交換の際は、まず自分の名刺を相手に向けて差し出し、相手の名刺を受け取る際には両手で丁寧に受け取りましょう。受け取った名刺はすぐにしまわず、しばらく手元に置いて相手の情報を確認する姿勢が大切です。また、名刺交換の際には、相手の目を見てしっかりとあいさつを交わし、自己紹介を行うことが重要です。名刺を受け取った後は、感謝の意を伝え、名刺を大切に扱うことで、相手に対する敬意を示すことができます。

このように、適切な名刺交換を行うことで、ビジネスシーンでの信頼関係を築き、円滑な人間関係を構築することができます。日常的に意識して名刺交換を行い、プロフェッショナルな印象を与えるように努めましょう。

【ビジネスマナーの基本7】身だしなみ

ビジネスマナーの基本の1つである「身だしなみ」は、社会人としての信頼を築くために不可欠な要素です。適切な身だしなみを心掛けることで、相手に対する敬意を示し、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

まず、服装は清潔感があり、業界や企業の文化に適したものを選びましょう。髪型や爪の手入れも重要で、整髪料やネイルは控えめにし、清潔さを保つことが求められます。また、香水や化粧品の使用は、香りなどが強すぎないよう注意が必要です。さらに、身だしなみは服装だけでなく、言葉遣いや態度にも関係しています。相手に不快感を与えないよう、言葉遣いや態度にも注意を払いましょう。

このように、適切な身だしなみを心掛けることで、ビジネスシーンでの信頼関係を築き、円滑な人間関係を構築することができます。日常的に意識して身だしなみを整え、プロフェッショナルな印象を与えるように努めましょう。

【ビジネスマナーの基本8】メールの使い方

ビジネスメールは、正確で迅速なコミュニケーションを実現するための重要なツールです。適切なメールの打ち方を守ることで、プロフェッショナルな印象を与え、円滑な業務の進行に貢献します。

まず、メールの件名は明確かつ簡潔で、受信者が一目で内容を把握できるものにしましょう。あいさつ文は、初めての相手には「突然のご連絡失礼いたします」や「はじめまして」を使い、自己紹介を加えることが大切です。メール本文は、要点を整理して読みやすく記載します。必要に応じて箇条書きを活用し、長文にならないよう工夫しましょう。結びの言葉では、「よろしくお願いいたします」や「ご確認のほどよろしくお願い申し上げます」など、丁寧な表現を用います。最後に署名を加えて、相手が必要な情報をすぐに確認できるようにします。ビジネスメールでは、明確で丁寧な表現を心掛け、相手への配慮を示すことが重要です。

【ビジネスマナーの基本9】SNSの使用方法

現代のビジネス環境では、SNS（ソーシャル・ネットワーキング・サービス）の活用が一般的となっています。しかし、業務におけるSNSの使用には注意が必要です。多くの企業では、機密情報の取り扱いやコンプライアンスに関する厳格な規定を設けています。そのため、業務に関連する情報をSNSで共有する際は、事前に社内のガイドラインやポリシーを確認し、適切な範囲で行動することが求められます。

また、SNS上での発言や行動は、個人のものとして捉えられがちですが、企業の一員としての責任も伴います。公私の区別を明確にし、業務に関連する内容を投稿する際は、情報漏洩や誤解を招かないよう十分な配慮が必要です。

さらに、SNSを通じて得た情報を業務に活用する際は、その信頼性や正確性を確認することが重要です。誤った情報に基づく判断は、業務に悪影響を及ぼす可能性があります。

総じて、業務におけるSNSの使用は、企業の方針や社会的責任を踏まえたうえで、適切に行うことが求められます。

ビジネスマナー研修によって習得できるスキル

ビジネスマナー研修を受けることで、社員は基本的な社会人としての意識やマナーを習得します。具体的には、礼儀正しいあいさつや身だしなみ、言葉遣い、電話応対、名刺交換などの基本的なビジネスマナーが含まれます。これにより、職場内外での良好な人間関係を築くためのスキルが向上し、仕事の効率や信頼性も高まります。また、研修を通じて、より良い印象を与えるためのコミュニケーション力が強化されます。

あいさつ・敬語・身だしなみ・表情・言葉遣い・態度

ビジネスマナーは、企業での信頼構築や円滑な業務進行に欠かせない要素です。あいさつ、敬語、身だしなみ、表情、言葉遣い、態度は、どれも相手に良い印象を与えるための基本的なマナーです。適切なあいさつや敬語の使用は、相手への敬意を示し、良好な関係を築くきっかけになります。また、身だしなみや表情、態度に気を配ることで、企業の顔として自信を持って行動できるようになります。これらのスキルは、職場でのコミュニケーションや信頼関係の向上に寄与します。

来客対応・名刺交換

来客対応や名刺交換は、ビジネスマナーにおいて重要な役割を果たします。来客時に、迅速かつ丁寧な対応をすることで、相手に対する敬意を示すことができます。名刺交換では、名刺を両手で受け渡し、相手の名刺を大切に扱うことが重要です。これらの基本的なマナーを守ることで、相手に信頼感を与え、良好な関係を築くことができます。

電話応対

電話応対は、ビジネスマナーのなかでも重要なスキルです。電話に出る際は、まず自分の名前を名乗り、相手に分かりやすいように話すことが求められます。明るく丁寧に、適切なペースで話すことが大切です。また、相手が質問した内容に迅速かつ的確に答えること、相手の話をしっかりと聞く姿勢も重要です。適切な電話応対を行うことで、企業の印象を良くし、信頼を築くことができます。

ビジネス文書・ビジネスメール作成

ビジネス文書やメール作成は、正確かつ適切な表現が求められる重要なスキルです。文書やメールでは、目的に応じた構成や簡潔で分かりやすい文章が求められます。敬語や丁寧な言葉遣いを意識し、相手が理解しやすいように工夫することが大切です。また、ビジネス文書のフォーマットやメールのマナーを守ることで、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

新社会人にビジネスマナーを教える際の注意点

新社会人にビジネスマナーを教える際の注意点として、まず実践を通じて学ぶことが重要です。講義だけでなく、シミュレーションやロールプレイを取り入れることで、実際のシチュエーションに慣れることができます。また、フィードバックをこまめに行い、個々の理解度や成長を確認することも大切です。さらに、ビジネスマナーを「暗記するもの」ではなく「意識して実践するもの」として捉え、日々の業務に活かせるようにすることが求められます。

ビジネスマナーを実践して振り返る時間を設ける

新社会人にビジネスマナーを教える際には、実践後に振り返る時間を設けることが重要です。実際のシチュエーションでビジネスマナーを試した後、その場で何が良かったか、改善点は何かを考えることで、学びが深まります。振り返りを通じて、次回の行動に生かすことができ、理解を定着させることができます。この反省の時間が、ビジネスマナーを確実に習得するための鍵となります。

ビジネスマナーの型のみを教える研修にしない

新社会人にビジネスマナーを教える際、型にとらわれた研修にならないよう注意が必要です。マナーの表面的な部分を教えるだけでは、実際の業務で生かすことが難しくなります。

重要なのは、ビジネスマナーがなぜ必要か、どのような意図で行動すべきかを理解させることです。実践を交え、参加者が自分の考えで行動できるようにし、柔軟に対応できる能力を養うことが大切です。

研修後も繰り返し練習できる場面を設ける

新社会人にビジネスマナーを教える際、研修後にも繰り返し練習できる場を設けることが重要です。学んだ内容を実際の業務で実践しながら振り返ることで、理解が深まります。定期的なフォローアップやロールプレイの機会を提供し、参加者が自信を持ってビジネスマナーを使いこなせるようにサポートすることが、習得を定着させる鍵となります。反復練習を通して、ビジネスマナーが自然に身につくようになります。

おわりに

入社したばかりのときはビジネスマナーがおぼつかなくても、しっかりと学ぶことで適切なビジネスマナーを身につけることができます。社会人になった最初が肝心ですので、業務だけではなく、ビジネスマナーについても積極的に吸収しましょう。