1on1ミーティングを行う目的とは?部下のやる気を引き出す面談の進め方。社員研修・社員教育のリクルートマネジメントスクール

1on1ミーティングを行う目的とは?部下のやる気を引き出す面談の進め方

多くの企業では、部下との定期面談の機会を設けています。しかし、面談の目的が十分に理解されず、雑談や当たり障りのない話で終えているケースも多いようです。
今回は、面談を実施する目的と、部下のやる気を引き出す面談の進め方についてご説明します。

1on1ミーティングについては、以下の講座で詳しく紹介しています。
◆部下の行動と学習を促進する「1on1」(1対1の定期ミーティング)のすすめ 〜効果的な進め方とポイント〜【3時間】
1on1ミーティングとは、定期的に部下と上司が1対1で行う面談(対話)のことで、近年導入する企業が増えています 。
また、最適な目標を設定して部下と上司が共有する「目標設定面談」、設定した目標に対する進捗状況を振り返り、後半の目標や課題を確認する「中間面談」、評価結果を伝え、次期の目標や課題を明確化する「評価面談」 などとは区別されます。
定期面談の目的を十分に理解しないまま実施している場合も少なくありません。定期面談を有効活用するためにも、以下の目的をしっかりと認識することが大切です。

部下の行動と学習を促進する
定期面談の目的の1つは、部下の行動と学習を促進することです。部下に「面談を通してどのような気づきを得られたのか」「小さな一歩として具体的に何ができるのか」「新しいことにいつから取り組みたいのか」などの質問をしたり、目標に対する進捗確認をしたりすることで、これから何をしなければならないのか明確なイメージを持てるようになります。

部下の仕事への意欲を高める
部下とコミュニケーションを取る機会の少ない上司にとって、定期面談は部下のモチベーションを高めるための貴重な機会です。部下が本音で話してくれたことに対する感謝の言葉や、「手ごわい案件も一緒に頑張ろう」と勇気づけることで、部下のやる気を引き出すことができます。
部下のやる気を引き出すためには、1on1ミーティングをどのように進めれば良いのでしょうか。主なポイントは以下の3つです。

【1】事前に内容を組み立てる
1on1ミーティングは、「オープニング(面談で話す内容を決める)」「部下の話を聴く」「行動と学習を促す」「必要なサポートを確認する」「クロージング」の5つのプロセスから構成されます。そのため、各プロセスで何が必要かを把握しておきましょう。
特に、部下に対する質問は事前に考えておくことをおすすめします。

【2】部下が話をしやすいよう働きかける
定期面談は部下のための時間 であり、上司が一方的に話をするのは不適切です。面談で話す内容や面談の進め方を決めるときは、部下の主体性を保つようにしましょう。なぜなら、部下に問いかけたとき、気持ちをストレートに伝えてくれるとは限らないためです。部下の表情やしぐさなどの非言語情報 を含め、部下の今の気持ちや発言の真意を推し量り ましょう。

【3】信頼関係をつくる
定期面談で困るのが、部下が「話したいことが何もない」と答える場合です。部下は威圧感を与えられると、言いたいことがあっても口をつぐんでしまいます。
だからこそ、受容的態度で部下に接し、信頼関係をつくることが大切です。具体的には「相手の発言に対して適度に相づちを打つ」「声のトーンや大きさ、話すスピードを調節する」「相手の動作やしぐさをまねる」 などを心掛けましょう。
準備をせずに定期面談を実施しても、意図した結果は得られません。密度の濃い面談にするためには、面談に向けて事前に準備することが大切です。1on1ミーティングの目的および、面談の進め方を把握した上で部下のやる気を引き出しましょう。

1on1ミーティングについては、以下の講座で詳しくご紹介しています。
◆部下の行動と学習を促進する「1on1」(1対1の定期ミーティング)のすすめ 〜効果的な進め方とポイント〜【3時間】